取引先や上司から返事の連絡がない場合は慎重に催促しよう

2019/10/08

取引先や上司から返事の連絡がない場合は慎重に催促しよう-アイキャッチ

相手から連絡がない場合、仕事が滞ってしまいます。勝手に判断することもできないので、相手に催促というかたちでメールを送ることになりますが、この催促メールには注意が必要です。書き方によれば相手に不快感と不信感を与えるだけのものとなってしまいます。

催促メールを送る際に気をつけておくべきポイントをまとめましたので、参考にしてください。

催促メールのやりとりは慎重に

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引用元:photoAC

相手から何も返信がないという状況は非常に困るものです。特に社外の取引先や顧客などが相手の場合は、気を遣う相手でもあるので、余計に混乱してしまいます。

ただ、相手も何かの事情があって返信ができないのかもしれません。また、既に返信をしたつもりで考えてしまっているのかもしれません。人間ですから、思い込みはあります。自分も同じように返信をしない立場になることもあり得るのだという気持ちで催促メールを送信する必要があるでしょう。

催促のメールを送る前にしておきたい4つのこと

催促のメールを送る前にしておきたい4つのこと-h2
引用元:photoAC

返事が来ないからといってすぐに催促メールを送るのではなく、まずは以下の4つのことを確認するようにしましょう。そのうえでメールを送れば、トラブルを避けることができます。

確実に相手に連絡をしているかどうかを再度確かめる

自分では相手にメールを送ったと思い込んでいても、実は、下書きフォルダや未送信フォルダに振り分けられていたという可能性もあります。本当にメールは送信済みになっているか確認しましょう。まずは、自分に落ち度がないかどうかを確認することが大切です。

何月何日にどのような内容で相手に連絡をしているか確かめる

メールがきちんと送信できているのであれば、何月何日の何時に送信しているかも確認しましょう。催促メールを送る相手に対しても伝えた方がいいです。また、内容もどういった内容で、添付書類はあったのか、なかったのかという点も確かめるようにしましょう。

締め切りの期日を間違えていないか確認する

「何月何日までに返信ください」「明日までにご返信いただけますでしょうか」といったような締め切りの期日を設定していた場合もあるでしょう。そのような場合は、誤って認識していないか、間違えて相手に伝えていないかを再度、確認するようにしましょう。

本当に返信が来ていないかどうか確かめる

相手から返信が来ていたのに、見落としていたといったケースもあります。受信ボックスを確認しましょう。また、迷惑フォルダに振り分けられている場合もあるので、注意してください。

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催促のメールを書く際に気をつけたい5つのこと

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では次に、実際に催促メールを作成する時に注意したいことを3つご紹介しましょう。ビジネスメールのマナーでもあるので、意識して文章を考えてください。

相手に気付いてもらいやすいメールの件名を考える

例えば【再送】【お伺い】【ご確認】【要返信】【至急】などといったような、注意を引く目立つ件名にして送信するという方法があります。無題や【○○の件】では見落とされてしまう危険性もありますし、緊急の用件だとは認識してもらいにくいです。

相手にメールが届いているかどうかをまず確認する

メールの文章の始まりで、いきなり相手からの返信を催促するようなことを伝えるのは避けましょう。まずは、相手に「きちんとメールは届いていますか」といった確認から始めるべきです。

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最低でも3日は返信を待つ

特にいつまでに返信をくださいといったような期日を設けていない場合は、最低でも3日はメールが届くのを待ちましょう。相手にも何か事情があったり、関係部署とのやりとりで時間がかかっているのかもしれません。

問い合わせた内容を再度記載しておく

先ほど送信済みのメールを確認するようにお伝えしましたが、その内容を催促メールにも記載しておくと、相手もどのようなメールか把握しやすくスムーズにやりとりできます。日時やメールの内容、添付した資料の内容などを書き添えておきましょう。

催促メールの目的はビジネスを円滑に進めることだと意識する

当たり前のことではあるのですが、催促メールを送る目的というのは、ビジネスを円滑に進めるため、ただこれだけです。ですから「返事が来ませんが、どうしてなのでしょうか」といったような角の立つ言い方やストレートな表現は避けましょう。あくまでもビジネスの進行が最優先であることを忘れず、冷静に対応してください。

催促メールに添えたい一言とは

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引用元:photoAC

催促メールを受け取って喜ぶ相手はいません。ですから、相手に対しての思いやりの言葉も添えて送信しましょう。また、どのような状況になっていて、いつまでに返事が欲しいのかといった具体的なことも記載しておくといいでしょう。

行き違いの可能性も配慮した文面を添える

たとえ自分のスマホやパソコンでは送信済みになっていても、何らかの理由で相手に届いていないこともあります。また、相手も何らかの理由によって送信したと思い込んでいる場合もあるでしょう。このような行き違いが起こっているかもしれないということを考慮し、「○月○日にメールをお送り致しましたが、ご確認いただけましたでしょうか」などの文面を添えましょう。

催促メールを送った理由を明記する

催促メールを送る方も本当は送りたくはないものです。それでも送らなければならなかった理由も添えておくといいでしょう。「○月○日の会議でどうしても必要であり、納期が迫っているため」といったように、こちらの緊迫している状況を伝えましょう。

いつまでに返信が欲しいのか期限を書く

先ほどの状況と併せて、いつまでに返信がほしいのかということも伝えておきましょう。「お忙しいところ誠に恐れ入りますが」という一言があれば、なお相手の理解も得られやすいです。

相手を思いやる言葉があればベター

催促メールの本文にまず「催促をしているようで恐縮ではございますが」と謝罪の気持ちを伝えたり、「お手伝いできることがありましたら、その旨ご連絡ください」などと文末に添えましょう。これらの言葉があるだけで、催促の表現が和らぎます。

自分が催促メールを受け取ってしまった場合の3つの対処法

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では、反対に、自分が催促メールを受け取ってしまう立場となった場合は、どのように対応すればいいのでしょうか。その場合の対処法を3つご紹介します。

速やかに返信をすることが大切

催促メールを読んだ瞬間に驚いてしまう場合もあるでしょう。しかしここは冷静に、できる限り早く相手に返信をするべきです。ただ、もちろん返信が早ければいいというものではありません。もしも確認不足であればその点を謝罪し、丁寧な対応を心がけましょう。

相手に連絡を待たせてしまったことへの謝罪文は必ず書く

返信メールは、まずは謝罪の言葉から伝えましょう。相手に返信を待たせてしまったこと、催促メールを送らせて手間をとらせたことなどを素直に謝罪することが重要です。

用件にすぐに返答できない場合は、いつまでに返信するか期限を明記する

すぐに返信できるような内容ではなかった場合は、ひとまず返信が遅れたことに対して謝罪をし、そのうえで今すぐに返答ができない旨を伝えましょう。また、ただでさえ催促メールを受け取っているのですから「遅くとも○月○日までには必ず連絡致します。」といったように、自ら期限を約束することも忘れないようにしましょう。

催促メールのやりとりは慎重に

引用元:photoAC

催促メールを送る際は充分に確認をしたうえで、相手にメールを送信すべきです。また、相手の状況なども加味し、相手に寄り添った言葉を伝えられるといいでしょう。

反対に、自分が催促メールを受け取ってしまった状況であれば、とにかく迅速な対応を心がけるようにしてください。そして、もう2度とこのようなことが起こらないように予防を徹底しましょう。

ちなみに相手がメールを開封したかどうかは、こちらの機能を使えば確認をすることが可能です。

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また、ビジネス上で必要となるコミュニケーション能力については、以下の記事も参考にしてください。

           この記事の情報は2019/10/03時点のものです。

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